Misstanden bij Buma/Stemra

Misstanden bij Buma/Stemra

Vorige week riepen wij Buma/Stemra op meer openheid te betrachten in het proces rond de geconstateerde misstanden in de financiële verslaglegging. Via anonieme bronnen zijn wij inmiddels op de hoogte van de rapportage van Nauta Dutilh en het onderliggende rapport van accountantskantoor BDO.

Omdat wij serieuze signalen ontvingen dat een grote meerderheid van het Buma/Stemra bestuur de ‘openheid’ van vorige week betreurt, hebben wij besloten onze leden te informeren over de belangrijkste bevindingen van het onafhankelijk onderzoek.

Wij hebben overwogen de rapporten te publiceren, maar hebben alle belangen afwegend gekozen voor openbaarmaking van de belangrijkste bevindingen en conclusies zonder de namen van betrokken medewerkers en betrokken bedrijven te noemen (of risico te lopen dat de bronnen van onze informatie kenbaar worden); wij gebruiken in onderstaande samenvatting daarom aanduidingen als Medewerker A en Medewerker X waarbij wij deze aanduidingen niet consistent gebruiken voor dezelfde medewerkers.

Uit het onderzoek is zoals de nieuwe directievoorzitter Wim van Limpt ook in de pers heeft gemeld niet gebleken dat gelden buiten het bedrijf zijn “weggesluisd”. Wel lijkt sprake van benadeling van de rechthebbenden omdat in de bedrijfsvoering (bewust) niet op efficiëntie werd gestuurd en kosten lager werden voorgedaan dan zij waren of wettelijk hadden mogen zijn. Ook is een en ander overziend niet uitgesloten dat enkele medewerkers dankzij de creatieve boekhouding feitelijk ten onrechte bonussen hebben ontvangen.

Ook willen wij daar waar van toepassing de medeverantwoordelijkheid van de overheid benadrukken. Naar de opvatting van VCTN en Ntb heeft de wetgever ten onrechte een algemene kostennorm voor rechtenorganisaties gesteld, die de ontstane situatie mede mogelijk maakte.

Focus op maximaal toegestane kosten

In hoofdzaak constateren de onderzoekers dat de wettelijke kostennorm van 15% bij Buma/Stemra een streefpercentage is geworden.
Nauta Dutilh schrijft daar onder meer over: “Buma/Stemra gebruikte systematisch en doelbewust boekhoudkundige posten (…) om het budget volledig te benutten en om kosten op te vangen. Posten werden op lijsten bijgehouden en expliciet aangeduid als “zacht” (hetgeen wijst op gebrek aan adequate onderbouwing) en als “cushions” (hetgeen wijst op oververantwoording). Door de gevolgde handelswijze wordt de kostenbeheersing bemoeilijkt. Het inzicht in de daadwerkelijke kostenstructuur wordt bovendien als gevolg van saldering belemmerd. De handelswijze verraadt ook dat daadwerkelijke kostenbeheersing niet werd nagestreef: het budget moest ten volle worden benut. De buitengrenzen [de door de minister gestelde norm van 15%, Ntb/VCTN] lijken niet alleen als maximum gezien te worden, maar als “streefpercentage”. De klokkenluidersmelding was op dit onderdeel accuraat.”

De onderzoekers concluderen kortom dat Buma/Stemra niet op zoek was naar manieren om zo efficiënt en zo goed mogelijk de gelden voor auteurs en uitgevers te verdelen, maar zich heeft gericht op maximale inhouding van kosten en maximale middelen voor het bedrijf, zonder aan het door de overheid benoemde College van Toezicht (CvTA) uitleg te hoeven geven over overschrijding van de wettelijke (bij ‘algemene maatregel van bestuur’ bepaalde) norm.

Medeverantwoordelijkheid van de wetgever

De Ntb en VCTN hebben, gezamenlijk met Platform Makers, al vaker aan de overheid laten weten dat een vaste kostennorm voor rechtenorganisaties een slecht controlemiddel is: een kostenpercentage van 15% kan voor een kleine rechtenorganisatie met kleine geldstromen en een ingewikkelde verdeling heel efficiënt – en zelfs te beperkend voor een goede verdeling – zijn, terwijl het voor een grote rechtenorganisatie veel te hoog zijn kan.

Al in 2012 liet Platform Makers daarom overheid en politiek namens de vakbonden en beroepsorganisaties voor makers weten dat “De kosten [van een CBO] transparant [moeten] zijn en in verhouding moeten staan tot de te verrichten werkzaamheden. Voor een beoordeling van de bedrijfseconomische prestaties van een CBO verdient het de voorkeur deze inschatting aan het College van toezicht over te laten en niet generiek bij AMVB te bepalen. Het College kan immers rekening houden met de bijzonderheden van de uitoefening van de desbetreffende rechten en daarover indien nodig adviseren of een aanwijzing geven.”

Het Ministerie van Veiligheid & Justitie heeft naar dit, in de loop der jaren herhaalde, pleidooi niet willen luisteren en is in die zin, naar onze mening, deels mede verantwoordelijkheid voor de bij Buma/Stemra onstane werkcultuur. Hoewel het ontbreken van overheidscontrole uiteraard de betrokken medewerkers van Buma/Stemra in zijn geheel niet vrijpleit, heeft de situatie mede door gebrekkige wetgeving kunnen ontstaan. Of minimaal: had de huidige situatie binnen beter passende wetgeving eerder geconstateerd kunnen worden.

Schuiven maar ook verbergen van kosten

Zoals vorige week in diverse kranten en op internetmedia onthuld werd, hebben medewerkers van Buma/Stemra zonder daarover het bestuur te informeren reserves opgebouwd om kosten te kunnen opvangen. Dat werd gedaan door via een grote serie kleine posten “geld af te tappen” in een kennelijk streven onder de radar van accountantscontrole te blijven. Medewerkers “binnen het Finance-team” hielden onderling lijsten bij van de totalen. Daarnaast werd opdrachtnemers verzocht vooruit of achteraf te factureren, zonodig zonder vermelding van de datum van verrichte diensten, zodanig dat binnen het boekjaar de normen niet overschreden werden.

Ook werden er echter kosten verborgen: “De kosten van de zogenaamde “fingerprinting” worden ten laste van de opbrengsten geboekt. Hierdoor worden de kosten van de inning, het beheer en de verdeling van gelden tot beheer lager voorgesteld dan wanneer de kosten als kosten verantwoord zouden worden. Wij menen dat deze wijze van verantwoorden niet juist is.” De werkelijke kosten waren naar oordeel van Nauta Dutilh dus ook buiten het schuiven met gelden hoger dan aan de leden of naar het CvTA verantwoord. “Effectief leidt de maandelijkse overboeking van de kosten naar de omzet tot een daling van de beheerskosten en de rechtenopbrengst. Zodoende wordt de opbrengst die beschikbaar is voor uitkering verlaagd (…)”

Niet informeren van het bestuur

De genoemde praktijken waren het bestuur niet bekend. Dat gold meer zaken. Onder meer een besluit in 2015 om een grote leverancier twee jaar vooruit te betalen (waardoor Buma/Stemra een groot “ongedekt debiteurenrisico nam van bijna EUR 7 miljoen”) werd eveneens niet aan het bestuur voorgelegd. “Een analyse van risico’s en alternatieven is niet aangetroffen. Daardoor lijkt het besluit van de directie een deugdelijke grondslag te missen,” aldus Nauta Dutilh. Wel meent de onderzoeker dat deze regeling achteraf bezien voor 2016 gunstig heeft uitgepakt. Over 2017 kan men nog geen conclusies trekken.
Echter: “Het besluit is ten onrechte niet aan het bestuur ter goedkeuring voorgelegd. De directie negeerde een advies om het besluit wel aan het bestuur voor te leggen en heeft achteraf gezocht naar een legitimatie hiervoor.” Specifiek wordt juridisch Medewerker X benoemd, die niet heeft ingegrepen/niet heeft opgetreden.

Onduidelijke omgang met 25 miljoen buitenlandgelden

In het rapport wordt tevens aandacht besteed aan niet uitgekeerde gelden uit het buitenland, die grotendeels aan auteurs toekomen (omdat uitgevers in het buitenland meestal al rechtstreeks betaald krijgen): “Op grootboek 60000 is een bedrag van ruim EUR 25 miljoen, verdeeld over jaren 1983 tot en met 2015, geboekt als opbrengsten van buitenlandse zusterorganisaties. In 2016 is het totale saldo van ruim EUR 25 miljoen geboekt en tegengeboekt. Het resultaat is dat het totale saldo de jaarcode 2016 heeft gekregen. (…) de omvang van het saldo en de tegenboeking roept vragen op over de verplichting tot verdeling en uitkering. Hiernaar wordt verder onderzoek gedaan.”

Hierbij merken wij op dat volgens bronnen buiten het onderzoek, inmiddels 12 miljoen euro van deze post alsnog verdeeld zou zijn onder rechthebbenden.

Declaraties en beloningen

Er is onderzoek gedaan naar declaratiegedrag van directieleden. BDO schrijft hierover in haar rapport dat zij heeft “geconstateerd dat de omvang en impact van deze bevindingen beperkt is. BDO heeft daarom, in overleg met de opdrachtgever, besloten de rapportage op dit onderdeel te beperken”.

Of de beloning van medewerkers die boven de WNT norm betaald werden volgens wettelijke normen geschiedde is volgens het rapport nog niet volledig duidelijk. In grote lijnen lijkt een en ander in overeenstemming met de wet. Over één specifieke medewerker (“Medewerker Y”) roept de verhoging van zijn inkomen (boven de WNT norm) nog vragen op. Nauta Dutilh meldt dat dit verder onderzocht zal worden.

“Algemene indruk administratie”

BDO rapporteert onder de kop “bevindingen algemene indruk administratie” dat de bij Buma/Stemra gevoerde administratie in veel opzichten niet transparant is.

“Tijdens besprekingen met medewerkers van Buma/Stemra heeft BDO geconstateerd dat gebruik wordt gemaakt van zogeheten ‘samengestelde boekingen’. Deze samengestelde boekingen beogen een aantal transacties gesaldeerd te verwerken. Doordat een aantal transacties in de journaalposten zijn samengevoegd, zijn individuele transacties niet meer rechtstreeks te herleiden naar een journaalpost.”; “Gedurende de analyse van het grootboek heeft BDO vastgesteld dat er in de financiële administratie van 2015 en 2016 journaalposten zijn opgenomen waaraan geen omschrijving is toegekend. (…) Zodoende is vanuit het grootboek niet te herleiden met welk doel de boekingen zijn gedaan.”; etc.

Strafrechtelijke beoordeling

Nauta Dutilh stelt dat een of meer medewerkers zich mogelijk schuldig hebben gemaakt aan “valsheid in geschriften of gebruik maken van een vals geschrift” daar waar zij facturen verwerkten waarvan zij wisten of moeten hebben geweten dat deze onjuist, in een onjuist boekjaar, verwerkt werden. Nauta Dutilh stelt ten overvloede dat “Het opzettelijk openbaar maken of opzettelijk toelaten van openbaarmaking van een onware staat, balans, winst en verliesrekening of toelichting (…) strafbaar [is].”

Maatregelen en aanbevelingen

Het rapport van Nauta Dutilh sluit af met kort geformuleerd advies over te nemen maatregelen:

“a. herijken normen en waarden: CBO-functie: uitkeringsgerechtigde centraal, actieve kostenbeheersing;
b.afscheid nemen van KPMG als externe accountant;
c. verbeteren van de IT-organisatie, waardoor toegang tot actuele financiële data wordt verbeterd;
d. aansluiten van budget op de actuele kosten niet op jaarbasis, maar op kwartaalbasis;
e. herinrichting van de financiële functie (Medewerker A is reeds vertrokken; afscheid nemen van  Medewerker B (…));
f. herinrichten van de juridische functie (afscheid nemen van Medewerker C);
g. afronden verbetertraject Medewerker D (reeds in gang gezet);
h. herformuleren van procedures ter bevordering van naleving (verslaggevings)regels;
i. educatieprogramma gericht op het internaliseren van de herijkte normen en waarden;
j. afhankelijkheid van Toeleveringsbedrijf X terugdringen;
 k. Toeleveringsbedrijf X aanzeggen dat factureergedrag niet wordt getolereerd;
l. Huidige bestuursstructuur en samenstelling (vertegenwoordiging van auteurs/uitgevers) vervangen door meer professioneel en onafhankelijk toezichtmodel;
m. informeel polsen van OM, evt. aangifte;
n. instellen van een tuchtrechtprocedure bij de Accountantskamer tegen …..”

Al met al schetst het onderzoek het beeld van een op voortbestaan van de organisatie zoals deze bestaat en niet op innovatie en efficiëntie gerichte organisatie, waarin het principe dat de rechthebbenden centraal dienen te staan, in ieder geval binnen een deel van de organisatie, uit het oog verloren werd. Er is geen expliciet onderzoek gedaan naar de rol van de verschillende toezichthouders (de accountant, het bestuur of overigens het door de overheid benoemde College van Toezicht). Helder is naar oordeel van VCTN en Ntb dat er aanleiding bestaat hierover vragen te stellen met het doel in de toekomst herhaling te voorkomen. Ook de onderzoekers lijken die mening, gezien hun aanbevelingen terzake, te delen.
Tot slot roept de cultuur waarin het bestuur onwetend werd gelaten (of bleef) over tal van zaken, de vraag op of er meer zaken kunnen spelen die nu niet onderzocht zijn. Het is in het belang van het muziekauteursrecht en het auteursrecht als geheel, hierover geen vragen te laten ‘hangen’.

VCTN en Ntb roepen het Buma/Stemra bestuur daarom op de gedane aanbevelingen zo spoedig mogelijk op te volgen en daarbij maximale openheid en transparantie te betrachten.
Van belang is de nieuwe start, die door de nieuwe directeur is ingezet, ten volle te gebruiken om het vertrouwen in de organisatie te herstellen en met nieuw elan te werken aan een vernieuwd, efficiënter en beter Buma/Stemra.